Privacybeleid

Adpilot is een product van Varamedia BV, met maatschappelijke zetel te Hoornstraat 22, 8730 Beernem (België), ondernemings- en btw-nummer BE 0735.921.083. Varamedia BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Adpilot verwerkt worden.

Vragen over dit beleid of over je gegevens? Mail naar info@varamedia.be.

Accountgegevens: je naam, e-mailadres en avatar — ontvangen via je Google-login of je signup-formulier.

Google Ads-gegevens: wanneer je je Google Ads-account koppelt, halen we via de Google Ads API gegevens op over je campagnes, advertentiegroepen, keywords, advertenties, zoektermen en prestatiestatistieken (impressies, klikken, kosten, conversies, conversiewaarde, kwaliteitsscore, impressie-aandeel, enz.).

Analytics- en zoekdata: koppel je Google Analytics 4 en Search Console, dan halen we ook conversie- en query-gegevens op om de analyse te verrijken.

Mutatie-logs: als je apply-acties gebruikt, slaan we per actie de payload, het inverse-payload (voor undo), tijdstip en uitvoerder op.

Klant-communicatie: e-mailadressen van de ontvangers van onze rapport-mails (TO/CC/BCC) zoals jij ze instelt, en de inhoud van mails die wij namens jou versturen.

Inbound-mail: replies van klanten op onze rapport-mails worden via een webhook ontvangen en in onze database opgeslagen zodat staf ze kan opvolgen.

AI-prompts en -outputs: voor functies zoals ad-copy-review, insights-mails of de logo-AI sturen we beperkte gegevens (advertentieteksten, taken-titel, logo-URL) naar AI-providers en bewaren we de gegenereerde output samen met een kost-attributie.

Betaalgegevens: bij een betaald abonnement verloopt de betaling via Stripe. Wij bewaren zelf geen volledige kaartgegevens — alleen een Stripe-customer-ID, plan-naam en factuurstatus.

Gebruiks- en logginggegevens: technische gegevens over je gebruik van de app (sessies, IP-adres, browser, foutenrapporten), nodig voor de werking en de beveiliging ervan.

We verwerken je gegevens om de Adpilot-dienst te leveren: je advertentieaccount doorlichten, aanbevelingen tonen, taken voorbereiden en (op jouw expliciete activatie) toepassen in Google Ads, alsook rapporten en insights mailen naar de door jou ingestelde ontvangers. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en Varamedia BV (art. 6.1(b) AVG).

Daarnaast verwerken we gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang om de dienst te beveiligen, te verbeteren, fraude en misbruik te voorkomen en juridische verplichtingen na te leven (art. 6.1(f) AVG).

Het koppelen van je Google-account gebeurt op basis van je uitdrukkelijke toestemming aan Google (OAuth-consent). Die toestemming kan je op elk moment intrekken door de koppeling in Adpilot of in je Google-account te verbreken.

Voor facturatie en boekhouding verwerken we gegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (art. 6.1(c) AVG).

Het gebruik en de overdracht van informatie die Adpilot ontvangt via Google API's volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

Concreet: we gebruiken je Google Ads-, Analytics- en Search Console-gegevens uitsluitend om jou de auditfunctionaliteit en de daarmee verbonden communicatie te leveren. We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor reclame, en delen ze niet met derden — behalve de verwerkers die strikt nodig zijn om de dienst te laten werken (zie sectie 5).

Menselijke staf van Varamedia leest uitsluitend Google-gegevens om service-kwaliteit te waarborgen wanneer dat noodzakelijk is (bv. om een ondersteuningstickets op te lossen) of in geanonimiseerde vorm voor onderhoud en debugging.

We verkopen je gegevens nooit. Voor de werking van Adpilot doen we een beroep op een beperkt aantal verwerkers, elk gebonden aan een verwerkersovereenkomst (DPA) of gelijkwaardige contractuele waarborgen.

• Supabase (database, authenticatie, storage) — datacenter binnen de EU (Frankfurt).

• Vercel (hosting van de Next.js-applicatie) — server-deployments draaien in EU-regio (Paris) waar mogelijk; statische assets via CDN wereldwijd.

• Google LLC (Google Ads API, Analytics Data API, Search Console API, OAuth, GA4 Admin) — verwerker voor de auditdata.

• OpenRouter (AI-laag, routing naar modellen van DeepSeek, Anthropic en Google Gemini) — gebruikt om uitleg, samenvattingen, ad-copy-suggesties en logo-kleur-detectie te genereren.

• Stripe (betaalverwerking) — abonnementen, facturering, customer portal.

• Brevo (transactionele e-mail) — verzending van alle klant-mails (digest, audit-bundle, performance, insights) en ontvangst van replies via inbound parsing.

• PageSpeed Insights API (Google) — voor de landingspagina-snelheid-check.

Voor verwerkers buiten de EER (zoals Stripe en delen van Google) gebeurt de doorgifte op basis van Standard Contractual Clauses of een gelijkwaardig adequatiebesluit.

Accountgegevens: zolang je account actief is. Na opzegging verwijderen we ze binnen 90 dagen, behalve wat we wettelijk langer moeten bewaren.

OAuth-tokens: versleuteld bewaard en onmiddellijk gewist zodra je de koppeling verbreekt of je account verwijdert.

Google Ads-snapshots en audit-resultaten: maximaal 24 maanden, daarna geanonimiseerd of verwijderd.

Mutatie-logs (van apply-acties): minimaal 1 jaar bewaard voor undo-mogelijkheid en auditing.

Mail-logs: 24 maanden — nodig voor klantondersteuning en geschillenbeheer.

Facturen en boekhoudgegevens: 7 jaar — wettelijke bewaartermijn.

Logging- en beveiligingsgegevens: 12 maanden.

Adpilot gebruikt deterministische regels en AI-modellen (LLM van DeepSeek, Anthropic of Google Gemini, via OpenRouter) om aanbevelingen en uitleg te genereren. We nemen géén geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen voor jou: alle wijzigingen in je Google Ads-account vereisen jouw expliciete activatie van de schrijfmodus.

AI-output kan fouten of hallucinaties bevatten. We sturen alleen de minimale data die de modellen nodig hebben (zoals een ad-tekst of een logo-URL) en bewaren een kost-attributie per klant.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleuteling van gevoelige tokens (AES-GCM), TLS-encryptie tijdens transit, principle-of-least-privilege voor interne toegang, multi-tenant Row-Level-Security in de database, en hosting binnen de EU waar mogelijk.

In geval van een datalek dat een risico inhoudt voor je rechten en vrijheden, melden we dit binnen 72 uur aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar vereist, aan jou.

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van en bezwaar tegen de verwerking, alsook op overdraagbaarheid van je gegevens. Een gegeven toestemming kan je altijd intrekken zonder dat dat de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

Een verzoek doe je via info@varamedia.be. We reageren binnen 30 dagen.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) of bij de toezichthoudende autoriteit van je land van verblijf.

Adpilot gebruikt enkel functionele cookies die nodig zijn om de app te laten werken: een sessie-cookie om je ingelogd te houden, een cookie die je taalvoorkeur onthoudt en een Stripe-cookie tijdens een betaalflow. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies en geen third-party analytics op de applicatie zelf.

De primaire opslag van je gegevens gebeurt op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige verwerkers (zoals Stripe of bepaalde Google-API-eindpunten) kunnen gegevens verwerken buiten de EER, in dat geval op basis van Standard Contractual Clauses of een adequatiebesluit van de Europese Commissie.

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienst, regelgeving of praktijk verandert. De datum bovenaan toont de laatste wijziging. Wezenlijke wijzigingen melden we via de app of per e-mail.

Vragen over je privacy of dit beleid? Mail naar info@varamedia.be. Voor klachten kan je terecht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.